職場：メールで注意すること、マナー

　　■メールは必ず署名する

署名は相手を尊重するだけでなく、目的を達成するために必要な手段でもあります。元日の前日、仕事関係の多い秦さんには70件以上の祝福メールが寄せられました。中には60条が署名されていません。多くの内容は同じです。秦さんもこの人たちは誰と誰ですか？このような祝福は出しました。正式な仕事なら、署名しないと余計に手間がかかります。

　　■メールでの祝福は来たら十分です。

今は祝日になると、人々はメールで祝福します。来ても行かないので、他の人からメールが来たら、自分で返事します。相手のメールの返信を受けたら、お礼などのメールを送らないほうがいいです。相手が見たら、また戻ってきますから。お祝いのメールについて言えば、いちいち行ったり来たりしても十分です。二番目に行ったり来たりすれば多くなります。三度行ったり来たりすれば、煩わしい儀礼になります。

　　■重要な電話は先に使ってもいいです。メール予約

身分の高い人や大切な人に電話して、相手が忙しいことを知っています。「用事があったら、電話してもいいですか？」

　　■自分が見てほしくないメールを適時に削除する

机の上に携帯を置く人もいますが、オフィスを出たり、トイレに行ったりすれば、気になる人もいます。他の人に見られたくないようなメールがあると迷惑になります。不幸が相手に広がれば、結果はさらに深刻になる。夫婦の間も。異性の同僚や友達からの親しいメールは避けられません。実はお互いがよく知っているので、冗談を言って、恋人に見られたら、不必要な誤解を引き起こします。

　　■通勤時間は長続きしないメッセージを送る

出勤時間は一人が仕事で忙しいので、忙しくないにしても、メールは長続きしません。相手の仕事を邪魔したり、相手に紀律を破ったりする恐れがあります。会議の進行中や重要事項を相談している相手に対して、雑談などのメールは相手の心を悪くします。

　　■メールは遅くしてはいけません。

夜10時以降は相手に電話するのが不便だと思っている人もいます。メールで連絡すればいいです。メールのほうが手軽ですが、遅すぎると相手の休憩にも影響します。

　　■注意するにはメールが一番いい

あらかじめ相手とある会議やイベントに参加すると約束しておけば、忘れないように事前に注意しておいたほうがいいです。注意する時はメールで直接電話しないようにしてください。電話は相手を信用しないような気がします。メールは非公式で親切そうです。メールで注意する時は口調を柔らかくするべきで、ぎこちなくしてはいけません。