オフィス接客のマナー知識

外の職場のお客様が当社を訪問するのは、仕事をしても、助けを求めても、経を取っても、調査研究なども、一般的にはオフィスで行われています。オフィスで客を接待する、次のようなマナーがあります。

　　早めに準備をして、オフィスの優雅な環境を維持します

オフィスは普段から優雅で清潔な環境を維持しなければならない。来客があれば、より高いレベルの労働条件を維持しなければならない。

お客さんが訪れると、早く挨拶をしたり、約束をしたりするのが一般的です。お客様の来訪を知ったら、関係部門に早めに準備をして、事務室をきれいに片付けておくように伝えなければなりません。窓は明るく、テーブルや椅子はきちんとして、物はきちんとして、空気はきれいにしなければなりません。冬は暖かく、夏は涼しい。お茶は早めに用意しておき、お客様によっては果物を用意することもできます。

要するに、事務室は指導者の執務場所であり、当社の顔であり、接待員の精神的な姿と仕事のやり方を反映しており、会社のイメージを代表しており、真剣に配置しなければならない。もちろん、豪華で豪華である必要はありません。

来客が多い場合や、客のスペックが高く、来訪の目的が厳しい場合は、専門の会議室（会客室）で対応することもできます。会議室（会議客室）も早めに準備して、客を迎えるべきだ。

　　関連資料を準備する

来客前の準備作業接待の場（事務室や会議室、会議室）が入念に配置されているほか、材料の準備が重要な任務となっている。お客様が訪問するのは、当社の○○部門を見学するのか、それともある仕事を理解し、考察するのか。ある方面の問題を協議するのか、それとも相互協力のことを研究するのか。必ず心得ておく必要がある。お客様の訪問の目的については、一般的には先方から事前に告知されており、双方が合意した会談の件、またはお客様の要請に基づいて、関係者に早めに準備をさせなければならない。どのような数字、状況、資料が必要で、事前に提供して、印刷するべきな印刷、この論証の論証、まず初歩的な意見を出すべきなのはまず内部の口径を統一します。お客さんが来てからすぐに調べたり、態度を表明できなかったりして、受け身になっているように見えないようにすることができます。

　　スタッフていねいなもてなし

お客さんが来たら、何人かのスタッフを呼んで接待しなければならない。接待する従業員は、誘導、お茶を入れて水を注ぎ、食事を取って宴会に招待する親切なもてなしなど、サービス、礼儀正しい接待があります。仕事によっては接待が必要で、例えば会談に参加したり、状況を紹介したり、相談に参加したりすることがあります。

どの方面のスタッフを担当するにしても、身なりはきちんとしていて、身軽で、身だしなみは上品で、人に対して礼儀正しい。風采が盛んで、無鉄砲で、帽子がきちんとしていなくて、言葉遣いが下品で、客に対する礼儀正しくなくて、当職場を大いに体面を失うことができます。

客との会談中は、関係者は自動的に退避しなければならない。マナー、サービススタッフについては、定時にドアをノックして入って、お茶を入れて水を足して、タオルを取って交換して、親切なサービスをしなければなりません。しかし、サービスは主客双方の会談に影響を与えてはならず、現場の静かさを維持しなければならない。サービス終了後は軽く終了する必要があります。

　　客を送る

お客さんが用事を済ませて帰るなら、必ず見送ります。事務所関係者も一緒に見送ります。

お客様が車を用意している場合は、従業員は早めに運転手に知らせることができます（またはお客様側従業員が自分で知らせることができます）。もし本社から送り返す必要があるならば、早めに車の手配をしなければならなくて、待たないでください。

状況に応じて、オフィスの入り口や職場の玄関まで送ることにします。見送りの際には「またいらっしゃってください」「よく連絡してください。’川は応対が行き届いていません。どうぞお許しください」などと丁寧な言葉をかけるべきだ。